Hóa đơn điện tử là gì, ưu nhược điểm như thế nào? Đây là câu hỏi của không ít chủ doanh nghiệp thời gian qua. Trong nội dung bài viết này, MCC Group sẽ giải đáp những vấn đề cơ bản nhất về hóa đơn bằng phương thức điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?

Trước tiên, định nghĩa về hóa đơn là chứng từ kế toán, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ lập. Hóa đơn gồm 2 hình thức là hóa đơn do cơ quan thuế đặt in và hóa đơn được tạo lập thông qua phương tiện điện tử.
Tại điều 3, thông tư số 32/2011/TT-BTC, định nghĩa hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Hiểu một cách đơn giản, hóa đơn hình thức điện tử cũng giống như hóa đơn giấy mà trước đây chúng ta thường sử dụng. Điểm khác biệt là nó được tạo lập bằng website hoặc phần mềm của các nhà cung cấp dịch vụ.
Khi muốn phát hành hóa đơn cho khách hàng, doanh nghiệp phải gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và phải được duyệt hóa đơn. Khi đó, mới được xem là hóa đơn hợp lệ.
Hiện có 2 dạng là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Về cơ bản, mã của cơ quan thuế gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất và một chuỗi ký tự.
Hóa đơn, chứng từ điện tử được lưu trữ trên phương tiện điện tử. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn hình thức bảo quản, lưu trữ phù hợp với điều kiện và đặc thù doanh nghiệp của mình.
Hóa đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu khi cần. Đơn cử là trong các trường hợp có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, cơ quan thanh tra hay kiểm toán có thẩm quyền. Ngoài ra, việc chuyển đổi thành hóa đơn giấy phải bảo đảm sự trùng khớp và đúng giữa nội dung sau chuyển đổi.
Ưu nhược điểm khi sử dụng hóa đơn điện tử
Ưu điểm của hóa đơn điện tử

Ưu điểm đầu tiên đó là chi phí trên mỗi số hóa đơn. Với số lượng tối thiểu 300 hóa đơn/năm, mức giá chỉ từ 500đ – 2.000đ/số hóa đơn. Trong khi hóa đơn giấy, để in 6 cuốn tương đương 300 số sẽ tốn từ 800.000 đ đến 1.200.000đ tùy vào số lượng màu in bao nhiêu.
Lợi ích tiếp theo là giảm thiểu các thủ tục hành chính. Doanh nghiệp giảm bớt thời gian ghi chép, đánh máy, ký, đóng dấu cho các bước phát hành hóa đơn. Mặt khác, doanh nghiệp không mất thời gian, công sức gửi, vận chuyển hóa đơn đến khách hàng.
Việc sử dụng cũng rất đơn giản, người dùng chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính là có thể ký và phát hành hóa đơn. Đến giai đoạn gửi hóa đơn, cho khách hàng chỉ cần nhập email vào phần mềm lập hóa đơn sau khi ký điện tử.
Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không lo thất lạc, giải quyết tình trạng hóa đơn rách, nhàu nát, hư hỏng, đặc biệt là tiết kiệm không gian lưu trữ. Khi doanh nghiệp cần kiểm tra, đối chiếu hóa đơn chỉ cần in hoặc xem online trên hệ thống.
Thêm nữa, doanh nghiệp cũng dễ dàng quản lý hóa đơn, nhất là với mô hình Tổng công ty, nhiều hệ thống chi nhánh thành viên.
Mặt khác, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm trước các rủi ro như hạn chế việc làm giả, sửa, in hóa đơn nhiều lần, không đảm bảo tính chính xác về dữ liệu.
Hóa đơn bằng phương thức điện tử còn góp phần tạo được phong cách làm việc chuyên nghiệp, tính bảo mật cao, giúp doanh nghiệp gia tăng sự tin tưởng với đối tác, khách hàng.
Nhược điểm hóa đơn điện tử

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật kể trên, hóa đơn phương thức điện tử còn một số nhược điểm khách hàng cần chú ý như sau:
Thứ nhất, trước khi triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần đầu tư cơ sở hạ tầng hoàn thiện. Các khoản chi phí đầu tư ban đầu cần bỏ ra gồm có tiền mua phần mềm, tiền bản quyền và mua sắm máy tính, các thiết bị khác cần thiết phục vụ cho công việc.
Thứ hai là về đôi ngũ nhân lực, yêu cầu cần có hiểu biết cơ bản về công nghệ thông tin. Họ cũng phải liên tục cập nhập kiến thức mới một cách kịp thời, để biết cách dùng, tránh nguy cơ làm mất dữ liệu, ảnh hưởng nghiêm trọng tới công tác quản lý. Với những người mới sử dụng có thể cảm thấy chưa quen với loại hóa đơn này. Tuy nhiên, sau một thời gian ngắn, chắc chắn sẽ thành thạo các thao tác trong truy cập, tạo lập hóa đơn cũng như cách thức lưu trữ. Kế toán sẽ thấy sự tiện lợi này mang giúp năng suất làm việc tăng lên đáng kể.
Để khắc phục các nhược điểm trên, 3 yếu tố quan trọng nhất cần quan tâm khi khách hàng lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử gồm tính bảo mật cao, hệ thống thông minh, linh hoạt, hiệu quả và quy trình triển khai nhanh, đảm bảo chất lượng.
Đó cũng chính là lý giải vì sao rất nhiều doanh nghiệp đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ hóa đơn phương thức điện tử cung cấp bởi Tập đoàn Viễn thông Quân đội Viettel. S-invoice là giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản lý hóa đơn trên nền tảng điện tử.
Khách hàng có thể hoàn toàn an tâm, khi hóa đơn được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, quản lý bằng điện tử. Việc ký hóa đơn bằng chữ ký số nhanh gọn và dĩ nhiên là có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy thông thường.
Với những thông tin về hóa đơn điện tử trên đây, hy vọng khách hàng đã có thêm kiến thức hữu ích và sự lựa chọn phù hợp về nhà cung cấp dịch vụ. Để được tư vấn và báo giá chi tiết hơn về dịch vụ hóa đơn bằng phương thức điện tử, quý khách có thể liên hệ với MCC Group.